Rechtliche Hinweise · Legal notes

Was Unterschrift, Stempel und Rechnung bedeuten

Kurz und ehrlich: was UCA PDF Editor macht und was nicht. Keine Rechtsberatung. (English summary at the end.)

1. Die Unterschrift in der App

Eine gezeichnete oder gespeicherte Unterschrift, die Sie in ein PDF setzen, ist eine einfache elektronische Signatur im Sinne von Art. 3 Nr. 10 eIDAS-Verordnung (EU 910/2014). Sie ist rechtlich zulässig und als Beweismittel verwertbar (Art. 25 Abs. 1 eIDAS), aber:

• Sie ist keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) und keine fortgeschrittene Signatur. Wir sind kein Vertrauensdiensteanbieter.
• Sie ersetzt nicht die Schriftform (§ 126 BGB). Wo das Gesetz Schriftform verlangt, brauchen Sie eine eigenhändige Unterschrift oder eine QES (§ 126a BGB). Beispiele: Kündigung eines Arbeitsverhältnisses (§ 623 BGB), Bürgschaft (§ 766 BGB), Befristung eines Arbeitsvertrags (§ 14 Abs. 4 TzBfG), Verbraucherdarlehen (§ 492 BGB). Notarielle Beurkundung geht ohnehin nicht.
• Sie genügt der Textform (§ 126b BGB) und formfreien Erklärungen: Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Abnahme- und Übergabeprotokolle, die meisten Verträge zwischen Unternehmen.

Optional kann die App ein Integritätssiegel setzen (eine digitale PDF-Signatur mit einem Geräteschlüssel). Es zeigt nur, ob das PDF danach verändert wurde. Es ist ebenfalls kein qualifiziertes Siegel und keine QES.

2. Der Firmenstempel

Ein Stempel hat in Deutschland keine eigene Rechtswirkung; es gibt keine Pflicht zum Stempel. Er zeigt, dass ein Dokument aus der Firma kommt. Die Firma wird nur verpflichtet, wenn die unterschreibende Person vertretungsberechtigt ist. Die App druckt deshalb vor dem Namen, was der Firmen-Admin für die Person festgelegt hat:

• i. A. (im Auftrag): handelt auf Anweisung, ohne eigene Vertretungsmacht;
• i. V. (in Vertretung): mit Handlungsvollmacht (§ 54 HGB);
• ppa. (per procura): mit eingetragener Prokura (§§ 48 ff., § 51 HGB);
• ohne Zusatz: Geschäftsführung / Inhaber.

"Verifiziert" bedeutet in der App: der Firmen-Admin hat die Person und ihre Zeichnungsbefugnis bestätigt. Das ist keine Prüfung durch eine Behörde oder durch uns. Die Unterschrift jeder Person zeichnet diese selbst in der App; der Admin gibt sie frei. Niemand kann eine Unterschrift für eine andere Person hochladen.

Es ist kein elektronisches Siegel nach eIDAS (das verlangt einen qualifizierten Vertrauensdienst).

3. Geschäftsbriefe

Briefe und Formulare an bestimmte Empfänger müssen Pflichtangaben tragen (§ 37a HGB, § 35a GmbHG, § 80 AktG, § 125a HGB): Firma, Rechtsform, Sitz, Registergericht und Registernummer, bei der GmbH alle Geschäftsführer. Im Firmenkonto setzt die App diese Angaben aus den Firmendaten in die Fußzeile. Der Brief folgt dem Layout der DIN 5008.

4. Rechnungen

• Die Vorlage prüft die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift von Leistendem und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt nach Steuersätzen, Steuersatz und -betrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung, § 19 UStG (Kleinunternehmer), § 13b UStG (Reverse Charge). Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (§ 33 UStDV).
• Rechnungsnummern im Firmenkonto kommen lückenlos vom Server, je Firma, Art und Jahr, und werden protokolliert.
• E-Rechnung: Seit 1.1.2025 müssen Unternehmen im Inland E-Rechnungen empfangen können. Eine reine PDF-Rechnung ist im B2B-Bereich nur noch übergangsweise erlaubt: bis Ende 2026, für Unternehmen mit bis zu 800.000 € Vorjahresumsatz bis Ende 2027. Danach brauchen B2B-Rechnungen ein strukturiertes Format. Die App kann ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931) erzeugen: ein PDF mit eingebetteter XML. Rechnungen an Verbraucher dürfen weiter als PDF gehen.
• Aufbewahrung (GoBD): Die App ist kein Archiv. Bewahren Sie Rechnungen unverändert und lesbar auf: 8 Jahre (§ 147 AO, § 14b UStG). Die E-Rechnung ist im Original-Format (XML) aufzubewahren.

5. Datenschutz

Ihre Dokumente bleiben auf Ihrem Gerät. Firmen schließen mit uns einen Auftragsverarbeitungsvertrag (Art. 28 DSGVO). Unser Server steht in den USA (IONOS, Standardvertragsklauseln). Details: Datenschutzerklärung.

English summary

Signatures made in the app are simple electronic signatures (eIDAS Art. 3 No. 10): valid evidence, but not qualified and not a replacement for the German written form (§ 126 BGB). A company stamp has no legal effect of its own; the company is bound only if the signer is authorised (i. A. / i. V. / ppa. / managing director), as set by the company admin. "Verified" means confirmed by the company admin, not by an authority. Invoices are checked against § 14 (4) UStG; domestic B2B invoices need an e-invoice format (ZUGFeRD/XRechnung) after the transition period. The app is not an archive (keep invoices 8 years).

Stand: 22. Oktober 2026 / 22 October 2026